3 raisons d'utiliser une signature de mail personnalisée

Quel est l’outil numérique dont on se sert absolument tous les jours, pour communiquer avec clients, partenaires et prospects ? C’est bien ça, c’est le mail. Ce serait dommage de ne pas s’en servir comme d’un formidable biais pour communiquer sur notre identité dans un premier temps et pourquoi pas sur notre actualité, dans un second temps. N’est-ce pas ?

C’est ce que fait la signature mail personnalisée au quotidien. Elle rappelle votre identité, vos coordonnées, renvoie vers vos plateformes en ligne, annonce les temps forts de votre structure, fait de très bons oeufs brouillés (ah non pas ça.) Comment ça se passe en vrai ? 

C’est bien beau tout ça, mais qu’est ce qu’on doit retrouver sur notre signature mail, au minimum ? La base de la signature mail c’est votre nom et prénom ainsi que la qualité ou fonction depuis laquelle vous vous exprimez.

(À savoir qu’en fonction de vos différents rôles dans différentes structures, vous pouvez utiliser différentes signatures mail.) Il est bon d’indiquer votre (vos?) numéro de téléphone afin de faciliter les échanges si certains interlocuteurs veulent vous contacter par ce biais. Il est en revanche facultatif de rappeler votre adresse mail, puisque la personne à laquelle vous écrivez ou qui vous écrit aura déjà votre adresse, simplement parce qu’elle s’affiche en qualité d’expéditeur ou de destinataire. Vous pouvez également ajouter l’adresse de votre site internet, toujours pratique pour celui ou celle qui veut en savoir plus sur votre activité. Vous pouvez passer sous silence votre adresse postale, sauf si votre activité est très liée à votre emplacement géographique, pour les commerçant ou les restaurants par exemple.

Enfin, nous recommandons à nos clients d’ajouter une photo de portrait afin d’humaniser un peu les échanges numériques et donner à votre interlocuteur un visage en plus des mots que vous lui envoyez. 

Comme pour la carte de visite, il ne s’agit pas de remplir le bas de vos mails avec un tas de pop-up clignotants qui vont à la fois rendre vos longs échanges en un calvaire de tous les instants et dégommer votre empreinte carbone. Il s’agit d’une signature mail, pas d’une bande annonce de film hollywoodien. On reste simple pour plus de clarté et une perception qualitative de votre service. Vous pouvez donc intégrer votre actualité dans vos courriels mais il est prudent d’anticiper l’emplacement de ce genre d’encarts au moment de la conception de votre signature mail.

Au rang des informations placées dans un e-mail on distingue deux catégories : les images et le texte. Votre signature mail doit être composées majoritairement du second élément. En effet, si les informations de votre signature mail sont contenu dans une image, non seulement vos interlocuteurs ne pourront pas les copier pour les transférer à des tiers, mais vous allez envoyer une image inutile et au final pesante, à chaque échange de mail. Les signatures mails en image c’est donc un grand NON.

Ce qu’on veut ce sont des signatures mail cliquables ! Vous avez bien entendu, cliquable ! On veut pouvoir non seulement cliquer sur votre nom et copier vos informations pour les transférer mais aussi pour cliquer sur votre numéro de téléphone directement sur notre mobile pour pouvoir vous appeler facilement, ou encore ouvrir votre site internet d’un seul clic. Pour cela, on utilise le HTML qui outre les fonctionnalités évoquées au dessus à le mérite d’être très léger, a contrario des images. C’est donc un très beau 2 en 1 que nous avons là ! Les signatures mail cliquables, c’est maintenant !